Подключение ящиков Microsoft
::син::
В статье дана инструкция по подключению почтовых адресов Microsoft — как личных ящиков на @outlook.com, @hotmail.com и @live.com, так и корпоративных аккаунтов Microsoft 365.
::
Адрес почтового сервиса Microsoft можно подключить к стороннему сервису только через Microsoft OAuth 2.0.
При использовании OAuth 2.0:
- администратор вводит логин и пароль только на стороне Microsoft;
- Омнидеск не получает и не хранит пароль от вашего почтового аккаунта;
- доступ предоставляется только к почтовому ящику, а не ко всему аккаунту Microsoft;
- доступ Омнидеск можно в любой момент отозвать в настройках безопасности Microsoft без смены пароля.
Такой подход повышает безопасность и полностью соответствует текущим требованиям Microsoft к сторонним приложениям.
Для подключения ящика Microsoft вам нужно на стороне вашего почтового сервиса дать все необходимые разрешения для доступа сторонних приложений и считывания почты по IMAP, а затем через форму подключения ящика в Омнидеске предоставить доступ к своему почтовому ящику. Рассмотрим подробнее каждый из вариантов подключения.
Содержание
Шаг 1: настройки на стороне Microsoft
Подключение личного почтового ящика Microsoft
Подключение корпоративного почтового ящика Microsoft
Подключение группы или списка рассылки
Общая логика подключения групп или списков рассылок
Шаг 2: настройки на стороне Омнидеска
Ошибки и переподключение ящика
Повторное подключение через Microsoft OAuth
id=step1
Шаг 1: настройки на стороне Microsoft
Подключение личного почтового ящика Microsoft
Эта инструкция описывает подключение ящиков Outlook, Hotmail и live.com.
::сер::
Безопасность
Подключение почтового ящика через Microsoft OAuth в рамках аккаунта Омнидеск не требует обязательного использования 2FA или Passkey. Авторизация всегда выполняется на официальной странице Microsoft, при этом в Омнидеск передаётся только токен доступа, а не пароль.
При этом мы рекомендуем включить 2FA или Passkey для повышения общей безопасности аккаунта. Если они активированы, при подключении почтового ящика потребуется дополнительное подтверждение личности.
::
1. Авторизуйтесь в почтовом ящике Microsoft, который планируете подключать к Омнидеску, в текущем браузере.
2. В настройках почтового ящика Microsoft включите доступ по IMAP. Сделать это можно по пути Параметры — Почта — Пересылка и IMAP — POP и IMAP.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Добавление псевдонима
В личной учетной записи Microsoft можно создать несколько псевдонимов, которые выглядят как обычные email-адреса. Все они работают в рамках одной учетной записи и используют общий пароль.
::к::
Псевдонимы не являются отдельными почтовыми ящиками, поэтому их нельзя подключить к Омнидеск напрямую.
::
Для подключения необходимо использовать реальный личный почтовый ящик Microsoft 365. Он должен быть указан как основной в параметрах ящика по пути Почта —Пересылка и IMAP — Псевдонимы электронной почты — Управление основным псевдонимом или его выбор.
Если требуется подключить псевдоним, укажите логин в формате:
- в качестве первой части логина — псевдоним;
- через двоеточие — реальный личный почтовый ящик Microsoft 365, который указан в настройках как основной псевдоним.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Подключение корпоративного почтового ящика Microsoft
Эта инструкция описывает подключение ящиков Microsoft 365. Для подключения ящика Microsoft 365 необходимо выдать все разрешения, которые необходимы для доступа к почте с помощью стороннего приложения.
Перед подключением ящика проверьте его текущие настройки и при необходимости предоставьте недостающие права — для этого нужен доступ в Microsoft 365 Admin Center и Центр администрирования Exchange.
После того как администратор вашего почтового сервера выдаст все разрешения на доступ к ящику через стороннее приложение, для подключения канала понадобится только пароль от ящика и — в случае активной двухэтапной аутентификации — возможность подтверждения личности указанным в настройках способом.
Сразу перейти к подключению ящика
id=access
1. В Microsoft 365 Admin Center перейдите в раздел Активные пользователи и кликните на пользователя, чей почтовый ящик планируете подключить.В открывшемся окне перейдите по пути Почта — Управление приложениями электронной почты. В раскрывшемся списке активируйте все чекбоксы и сохраните изменения.
2. В Центр администрирования Exchange: перейдите в раздел Почтовые ящики и кликните на пользователя, чей почтовый ящик планируете подключить. В открывшемся окне перейдите по пути Общие — Управление параметрами для почтовых приложений. В активируйте все доступные опции в списке.
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
Подключение группы или списка рассылки
Группы типа «Microsoft 365» и «Список рассылки» — это адреса для совместной работы и рассылки писем. Такие группы не являются полноценными почтовыми ящиками — у них нет логина и пароля, поэтому их нельзя подключить напрямую к Омнидеск.
Общая логика подключения групп или списков рассылок
1. Для подключения используйте реальный корпоративный почтовый ящик Microsoft 365.
2. Добавьте этот почтовый ящик в качестве участника и владельца группы или списка рассылки;
::сер::
Чтобы не захламлять папку «Входящие» других почтовых ящиков вашей организации Microsoft 365, рекомендуем указать единственным владельцем и участником группы тот корпоративный почтовый ящик Microsoft 365, через который группа будет подключена к Омнидеску.
::
3. Настройте параметры группы / списка рассылки таким образом, чтобы письма, отправленные в адрес группы / списка рассылки, доставлялись участнику;
4. Настройте параметры группы / списка рассылки таким образом, чтобы письма, отправлялись от имени группы;
5. Подключите группу / список рассылки к Омнидеску, указав в качестве логина адрес вашей группы или списка рассылки и через двоеточие — адрес вашего реального корпоративного почтового ящика Microsoft 365, который вы добавили как участника и владельца группы:
Как это работает
- Обращения в Омнидеск создаются на основе писем, отправленных в адрес группы.
- Ответы сотрудников из Омнидеск отправляются от имени группы, хотя технически для отправки используется SMTP и доступы реального корпоративного почтового ящика Microsoft 365 — участника группы.
::сер::
Чтобы избежать дублей обращений в Омнидеске, не рекомендуем:
• подключать реальный ящик, который вы использовали для подключения группы или списка рассылки, к сервису напрямую;
• использовать один и тот же реальный ящик для подключения разных групп или списков рассылки.
::
Перед подключением группы или списка рассылки:
- убедитесь, что для реального ящика, который вы планируете использовать для подключения, выданы все необходимые разрешения;
- проверьте текущие настройки группы / списка рассылки и при необходимости предоставьте недостающие права.
id=group
Настройки для группы
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Группы и кликните по названию подключаемой группы. В открывшемся окне перейдите в раздел Параметры:
а) В подразделе Общие параметры активируйте опции:
- Разрешить внешним отправителям посылать сообщения этой группе;
- Отправлять копии бесед и событий группы ее участникам.
б) В подразделе Управление представителями кликните по Изменить управление представителями и укажите опцию «Отправить как» для почтового ящика Microsoft 365 Business, при помощи которого планируете подключать саму группу:
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
id=list
Настройки для списка рассылки
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Группы и кликните по подключаемой группе. В открывшемся окне в разделе Параметры:
а) В подразделе Изменить управление доставкой активируйте опцию:
- Разрешить сообщения от пользователей из моей организации и из-за ее пределов
б) В подразделе Управление представителями кликните на Изменить управление представителями и укажите в опции Отправить как реальный почтовый ящик Microsoft 365 Business, через который вы планируете выполнять подключение:
Остальные настройки нужно выполнять на стороне Омнидеска — переходите к шагу 2.
id=step2
Шаг 2: настройки на стороне Омнидеска
1. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске в раздел Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → в опции «Подключить» выберите Microsoft OAuth.
КАРТИНКА ВЫДЕЛЕНИЕ Microsoft OAuth
2. Укажите почтовый адрес в поле «Email-адрес» и кликните в любом месте формы, чтобы Омнидеск определил почтовый ящик. Затем нажмите кнопку «предоставить доступ к почтовому ящику».
id=oauth
3. В открывшемся модальном окне Microsoft необходимо авторизоваться в подключаемом почтовом ящике или, если вы уже сделали это ранее, подтвердить доступ к нему.
После успешного подключения статус кнопки изменится на «доступ к почтовому ящику предоставлен».
4. Выберите, через какой SMTP будут отправляться ответы сотрудников.
СКРИНШОТ С РАСКРЫТЫМ СПИСКОМ
Доступны два варианта:
- Microsoft OAuth (вариант по умолчанию) — используется SMTP подключаемого почтового ящика;
- SMTP — позволяет указать параметры любого рабочего стороннего SMTP-сервера.
::сер::
Сторонний SMTP
Когда вы подключаете SMТP вашего почтового сервиса:
- ответы сотрудников добавляются в папку «Отправленные» вашего ящика;
- вы не зависите от нас в плане доставляемости писем.
Но иногда у почтовых сервисов могут быть лимиты на отправку писем с одного ящика или же сервер работает нестабильно. Если хотите полностью контролировать отправку ответов клиентам и смотреть статистику доставляемости, лучший вариант — подключить специализированный SMTP-сервис (Mailgun, Postmark, Sendgrid, Amazon SES и т. д.).
::
5. Кликните на «Подключить» — после этого ваш почтовый ящик будет готов к работе.
Ошибки и переподключение ящика
Если по тем или иным причинам соединение с почтовым ящиком Microsoft было потеряно, в шапке аккаунта администратора и сотрудника отображается соответствующее уведомление. В подразделе Email раздела «Каналы» такой почтовый ящик отображается красным цветом, с текстом полученной от почтового сервера ошибки и кнопкой «Обновить».
Причины ошибки подключения
В большинстве случаев причина ошибки понятна из текста ответа почтового сервера. Типовые ситуации:
- Временный сбой на стороне Microsoft
Подключение может не работать из-за временных проблем. В этом случае достаточно подождать и повторить попытку позже. - Ошибка авторизации / отсутствие доступа по IMAP
Проверьте корректность пароля и наличие всех необходимых разрешений для работы со сторонними сервисами.
::сер::
Если вы меняли настройки безопасности ящика — к примеру, подключали или отключали двухфакторную аутентификацию, Microsoft может сбросить доступ к вашему ящику для сторонних приложений. В этом случае при переподключения потребуется повторная авторизация.
::
- Отзыв доступа к почтовому ящику
а) Личный почтовый ящик: если выполнить выход из всех устройств в рамках своей учётной записи, Омнидеск потеряет доступ к почтовому ящику.
б) Корпоративный почтовый ящик: если глобальный администратор отзовет активные сессии в консоли Microsoft Entra для почтового ящика Microsoft 365 Business либо владелец почтового ящика Microsoft 365 Business выполнит выход из всех устройств в рамках своей учётной записи, Омнидеск потеряет доступ к почтовому ящику, а также ко всем группам / спискам рассылки, которые были подключены к Омнидеску через него.
Повторное подключение через Microsoft OAuth
Если вы считаете, что причина ошибки устранена, нажмите кнопку «Обновить» — Омнидеск повторно попытается подключиться к ящику через Microsoft OAuth. В некоторых случаях может потребоваться повторная авторизация через форму Microsoft.
- Подключение успешно — кнопка исчезнет, адрес ящика станет чёрным;
- Подключение не удалось — адрес останется красным, выведем текст ошибки, кнопка «Обновить» останется доступна для повторной попытки.
Редактирование подключенного личного почтового ящика / корпоративного почтового ящика / группы, подключенной через корпоративный почтовый ящик.
В форме редактирования Microsoft OAuth доступны следующие изменения:
- настройка “Группа по умолчанию”
- настройка “Отправка ответов сотрудников через”: переключение между использованием Microsoft OAuth и стороннего SMTP (или наоборот).
- При использовании стороннего SMTP, его настройки: обновление данных текущего провайдера или полная смена провайдера стороннего SMTP.
- настройка “Группы, доступные для выбора в обращении, поступившем на этот ящик”
- настройка “Отправлять письмо-уведомление о создании обращения”
