Подключить почту на Gmail можно через включение двухфакторной аутентификации и создание пароля приложения. Как это сделать, описано в шаге 1 этой инструкции. Если вы знаете, как выполнить эти настройки на стороне Gmail или уже выполнили их, можете сразу переходить к шагу 2, в котором описаны действия на стороне Омнидеска.
К Омнидеску можно подключить как реальный адрес, так и псевдоним. Для отправки ответов сотрудника вам надо будет указать данные SMTP-сервера. По умолчанию мы предлагаем вам использовать данные самого gmail, но при желании вы можете использовать сторонний специализированный сервис — в этом случае поступление писем можно настроить только через пересылку.
Выберите нужный вам вариант и следуйте инструкциям:
— подключение ящика через пересылку:
при пересылке обращения создаются быстрее, чем при подключении через IMAP, так как письма пересылаются из Gmail в Омнидеск сразу при поступлении.
вы можете настроить гибкую логику пересылки — например, пересылать в Омнидеск только определенные письма;
вы можете использовать сторонний SMTP для отправки ответов сотрудников.
— подключение ящика через IMAP:
при подключении через IMAP мы стучимся к ящику каждые две-три минуты и стягиваем все новые письма из папки «Входящие».
если у вас настроена фильтрация на уровне ящика и какие-то письма поступают не в папку Входящие, в Омнидеск они не попадут.
— подключение группы рассылки:
подключить группу рассылки могут только пользователи Google Workspace. Стандартный адрес группы вида [email protected] подключить не получится;
по аналогии вы можете подключить любой дополнительный адрес электронной почты, который указан у вас в Google Workspace или в настройках Gmail в разделе «Аккаунты и импорт».
Шаг 1: настройки доступа на стороне Gmail
Включите двухфакторную аутентификацию и создайте пароль приложения для Омнидеска.
1. Откройте настройки вашего Google-аккаунта.
2. Перейдите в раздел «Безопасность» и включите двухэтапную аутентификацию (нужно выбрать дополнительный канал для получения одноразовых паролей: SMS, звонок, приложение от Google и т. п.).
Если вы используйте Google Workspace, убедитесь, что у пользователей есть разрешение на включение двухэтапной аутентификации. Сделать это можно по пути Консоль администратора → раздел «Безопасность» → подраздел «Обзор» → блок «Двухэтапная аутентификация» → чекбокс «Разрешить пользователям включать двухэтапную аутентификацию».
3. Создайте пароль приложения:
а) вернитесь в раздел «Безопасность», перейдите в раздел «Двухэтапная аутентификация» и пролистайте страницу до пункта «Пароли приложений»;
б) на открывшейся странице в пункте «Приложение» выберите «Почта», а в пункте «Устройство» — «Другое» и напишите «Омнидеск»;
в) в открывшемся окне скопируйте полученный пароль приложения.
Используйте этот пароль в поле «Пароль от ящика» в форме подключения имейла в Омнидеске.
Шаг 2: настройте подключение ящика в Омнидеске.
Выберите нужный вам вариант и следуйте инструкциям. Особенности каждого из них мы подробно разобрали в начале статьи.
— подключение ящика через пересылку
— подключение ящика через IMAP
Подключение ящика Gmail через пересылку
1. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске → Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → выберите «Собственный» → в опции «Подключить» выберите «через пересылку».
а. Скопируйте указанный системный адрес для пересылки.
б. Перейдите в интерфейс Gmail и укажите полученный адрес для пересылки по пути Настройки (шестеренка) → опция «Все настройки» → подраздел «Пересылка и POP/IMAP»:
в. Перейдите в аккаунт сотрудника в Омнидеске, найдите письмо от [email protected] и подтвердите пересылку, пройдя по ссылке.
г. Вернитесь в аккаунт администратора, укажите в поле «Email-адрес» ваш ящик, выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения, и нажмите на кнопку «Подключить».
2. Чтобы письма отправлялись пользователю через SMTP Gmail, в аккаунте администратора откройте окно редактирования подключенного ящика и укажите в полях «Сервер исходящей почты», «Порт» и «Шифрование» следующие значения:
Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com
Порт: 465
Шифрование: SSL
В поле «Пароль от ящика» укажите пароль приложения, полученный на шаге 1, и сохраните изменения.
Настройка стороннего SMTP
Когда вы подключаете STMP вашего почтового сервиса:
ответы сотрудников добавляются в папку «Отправленные» вашего ящика;
вы не зависите от нас в плане доставляемости писем.
Но иногда у почтовых сервисов могут быть лимиты на отправку писем с одного ящика или же сервер работать нестабильно. Если хотите полностью контролировать отправку ответов клиентам и смотреть статистику доставляемости, лучший вариант — подключить специализированный SMTP-сервис (Mailgun, Postmark, Sendgrid, Amazon SES и т. д.).
Настроить отправку через сторонний SMTP можно только при выборе варианта подключения ящика через пересылку.
1. Логин стороннего SMTP-сервиса укажите через двоеточие после подключаемого ящика;
2. Нажмите иконку редактирования и укажите данные SMTP-сервера, которые получите в выбранном вами сервисе (сервер исходящей почты, порт, тип шифрования и пароль).
Не забудьте настроить пересылку в интерфейсе вашего почтового сервиса, чтобы письма клиентов поступали в Омнидеск.
Подключение ящика Gmail через IMAP
1. Чтобы Gmail позволил считывать письма через IMAP, в интерфейсе Gmail перейдите по пути Настройки (шестеренка) → опция «Все настройки» → подраздел «Пересылка и POP/IMAP» → в блоке «Доступ по протоколу IMAP» отметьте чекбокс «Включить IMAP»:
2. Чтобы Омнидеск мог подключиться к вашему ящику с помощью IMAP, перейдите в аккаунт администратора → раздел Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → выберите «Собственный» → в опции «Подключить» выберите «через POP3 или IMAP».
Укажите email, который планируете подключить, выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения, и укажите следующие данные в соответствующих полях:
Сервер входящей почты: imap.gmail.com
Порт: 993
Шифрование: SSL
Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com
Порт: 465
Шифрование: SSL
В поле «Пароль почтового ящика» укажите пароль приложения, который вы настроили на шаге 1. Нажмите подключить.
Подключение группы рассылки Gmail
1. Перейдите в аккаунт администратора в Омнидеске → Каналы → подраздел Email, нажмите «добавить email-адрес» → выберите «Собственный» → в опции «Подключить» выберите «через пересылку».
а. Скопируйте указанный системный адрес для пересылки.
б. Перейдите в интерфейс Gmail вашего реально существующего ящика и укажите полученный адрес для пересылки по пути Настройки (шестеренка) → опция «Все настройки» → подраздел «Пересылка и POP/IMAP»:
в. Перейдите в аккаунт сотрудника в Омнидеске, найдите письмо от [email protected] и подтвердите пересылку, перейдя по ссылке.
г. Вернитесь в аккаунт администратора и укажите в поле «Email-адрес» адрес вашей группы рассылки (или псевдонима почты из Google Workspace), выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения, нажмите на кнопку «Подключить».
В бесплатной тестовой версии Омнидеска по соображениям безопасности мы просим пользователей указывать настройки SMTP сразу при подключении ящика. Отдельного поля для указания логина SMTP-сервера в форме подключения нет. Чтобы подключить псевдоним или группу рассылки к бесплатной тестовой версии Омнидеска, укажите адрес-алиас, а затем через двоеточие — реальный ящик, к которому он относится.
Пример: [email protected]:[email protected], где первый адрес — псевдоним, а второй — реально существующий ящик.
2. Чтобы письма отправлялись пользователю через SMTP Gmail, в полях «Сервер исходящей почты», «Порт» и «Шифрование» укажите следующие значения:
Сервер исходящей почты: smtp.gmail.com
Порт: 465
Шифрование: SSL
В поле «Логин» укажите НЕ адрес группы рассылки, а адрес реально существующего ящика в Gmail. В поле «Пароль от ящика» укажите пароль приложения, полученный на шаге 1, и сохраните изменения.
3. Чтобы ответы сотрудников в обращениях, поступивших на адрес группы рассылки, отправлялись от имени этого же адреса, в настройках вашего реального ящика Gmail укажите адрес группы рассылки (или псевдоним почты из Google Workspace) в качестве псевдонима для отправки писем.
а. Кликните по шестеренке → выберите «Все настройки» → перейдите в раздел «Аккаунты» → в блоке «Отправлять письма как» кликните по ссылке «Добавить другой адрес электронной почты».
б. Во всплывающем окне укажите ваше имя и адрес группы рассылки, убедитесь, что чекбокс «Использовать как псевдоним» отмечен, и нажмите кнопку «Далее». Кликните по кнопке «Отправить подтверждение», чтобы получить письмо от [email protected] с кодом и ссылкой для подтверждения на адреса, которые добавлены в группу рассылки.
в. Подтвердить добавление адреса группы рассылки в качестве псевдонима вы сможете как в аккаунте сотрудника на Омнидеске, так и в одном из ящиков, которые включены в группу рассылки.
г. После подтверждения в настройках Gmail выберите, от имени какого электронного адреса будут отправляться ответы:
PRO подсказка:
Google автоматически добавляет для всех писем групп рассылки нижний колонтитул, который виден пользователю в истории переписки.
Чтобы отключить его, перейдите в меню приложений Google → Группы → названию группы → раздел «Настройки группы» → подраздел «Основные настройки» и в блоке «Нижний колонтитул электронных писем» выберите нужные вам настройки:
